Петербургский Форум ТЭК - ТОПЛИВНО-ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС / Условия участия

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ
Ленэкспо, павильон 7 (В.О., Большой пр., 103).

ОФОРМЛЕНИЕ УЧАСТИЯ

Компания, желающая принять участие в выставках, направляет в Дирекцию заявку не позднее 10 марта 2010 г., после чего она регистрируется в качестве Экспонента. На этом основании Дирекция направляет Экспоненту договор и счет на оплату.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ СБОР

Регистрационный сбор составляет 413 евро с учетом НДС 18% и включает размещение информации об Экспоненте в официальном каталоге, 1 экз. официального каталога, 2 аккредитации с предоставлением постоянных пропусков, 1 приглашение на официальный прием, обеспечение пропускного режима и регистрацию посетителей.

Экспонент имеет право представить на своем стенде co-экспонентов, которые должны соблюдать настоящие Условия участия и оплатить регистрационный сбор в размере 413 евро с учетом НДС 18% (за каждую компанию co-экспонента).

СМИ не имеют права выступать со-экспонентами. При нарушении предусматривается штраф в размере регистрационного сбора (413 евро с учетом НДС 18%), который взимается с Экспонента, на стенде которого размещена экспозиция СМИ.

АККРЕДИТАЦИЯ СОТРУДНИКОВ ЭКСПОНЕНТА

Сотрудники, работающие на Вашем стенде, должны быть аккредитованы и обязаны носить бедж, дающий право прохода на территорию выставочного комплекса и работу в пределах стенда.

В регистрационный сбор входит предоставление 2-х аккредитаций. Дополнительные аккредитации можно заказать в Дирекции, стоимость каждой дополнительной аккредитации – 18 евро с учетом НДС 18%.

Сотрудники Экспонента, желающие посетить выставку, могут использовать пригласительные билеты или приобрести билеты в кассе выставочного комплекса.

ВЫСТАВОЧНАЯ ПЛОЩАДЬ

Выставочная площадь включает аренду необорудованной выставочной площади, обеспечение общей охраны экспозиции выставки, уборку проходов и мест общего пользования, общевыставочную рекламу.

Стоимость аренды 1 кв. м необорудованной выставочной площади составляет 195 евро с учетом НДС 18%.

На каждой открытой в проходы стороне стенда должны быть указаны номер стенда и название фирмы (фризовая надпись), изготовленные за счет Экспонента.

При заказе выставочной площади с улучшенной обзорностью наценки составляют (рассчитываются от стоимости необорудованной площади):

за площадь, открытую с 2 сторон (угловая) – 10%
за площадь, открытую с 3 сторон (полуостров) – 15%
за площадь, открытую с 4 сторон (остров) – 20%
за площадь при входе в выставочный зал– 20%

Стоимость за неполный квадратный метр необорудованной площади оплачивается Экспонентом как за полный.

При монтаже двухэтажного стенда стоимость выставочной площади второго этажа составляет 50% от стоимости необорудованной площади.
При необходимости Организатор оставляет за собой право изменить местоположение выставочной площади Экспонента.

Генеральным застройщиком выставочных площадей мероприятия является ЗАО "Рейт Норс Вестерн".

ПОРЯДОК ОПЛАТЫ

Оплата производится в рублях Российской Федерации по курсу ЦБ РФ на день оплаты.

Авансовый платеж в размере 100% регистрационного сбора и 50 % от стоимости необорудованной выставочной площади оплачивается в течение 5 банковских дней после выставления счета. Окончательная оплата должна быть произведена не позднее 15 марта 2010 г.

В случае, если средства не поступят на расчетный счет Организатора к началу монтажа выставки или их перечисление не будет подтверждено платежным поручением, Организатор снимает с себя обязательства по выполнению Договора и имеет право не допустить Экспонента к участию в выставке, что не освобождает Экспонента от ответственности по возмещению причиненных Организатору убытков.

В том случае, если Экспонент подает заявку на дополнительные услуги, не предусмотренные и неоплаченные по настоящему договору, то он оплачивает их отдельно. Окончательные взаиморасчеты производятся в течение 3-х банковских дней на основании акта сдачи-приемки оказанных услуг, который подписывается Сторонами в последний день работы выставки. Окончательная стоимость услуг Организатора указывается в акте сдачи-приемки оказанных услуг.

Оплата производится в рублях РФ по курсу, установленному ЦБ РФ на дату внесения платежа, но не менее 42 руб. 00 коп. за 1 (один) ЕВРО.

Датой внесения платежа считается день списания денежных средств с расчетного счета Экспонента.

В стоимость договора не включается транспортировка и страховка имущества Экспонента, которое располагается им на стенде. Все издержки принимает на себя Экспонент.

ОТКАЗ ОТ УЧАСТИЯ

Экспонент обязуется письменно уведомить Дирекцию о сокращении выставочной площади или об отказе от участия в выставке. Экспонент обязуется оплатить Организатору расходы:

Экспонент обязуется оплатить Организатору понесенные расходы в размере:

при сообщении о сокращении выставочной площади или отказа от участия в Выставке в срок от 3 до 4 месяцев до установленной даты начала монтажных работ – не менее 50% от суммы договора;
при сообщении о сокращении выставочной площади или отказа от участия в Выставке в срок менее 3 месяцев до установленной даты начала монтажных работ – не менее 70% суммы договора.

В случае письменного сообщения Экспонента об уменьшении выставочной площади после подписания договора, Экспонент выплачивает Организатору неустойку в размере 10 % от стоимости услуг по предоставлению необорудованной площади, подлежащей сокращению.

ОФИЦИАЛЬНЫЙ КАТАЛОГ ВЫСТАВКИ

Официальный каталог выставки издается на русском и английском языках на основе информации, полученной от участников.

Текстовая информация (наименование, координаты, краткое описание - 50-60 слов) на русском и английском языках предоставляется в электронном виде, формат MS Word.

Графическая информация (логотип, рекламный макет) предоставляется в растровом формате (Tiff, JPEG (300 dpi) или в векторном формате (Ai, Eps).

Информация для каталога направляется на e-mail: minerals@restec.ru (или предоставляется в электронном виде) не позднее 26 февраля 2010 г.

Внимание! Если ваша деятельность и/или товар подлежат лицензированию, должны быть указаны номер лицензии, а также наименование органа, выдавшего эту лицензию. Реклама товаров, подлежащих обязательной сертификации, должна сопровождаться пометкой "Подлежит обязательной сертификации". Заверенные копии лицензий и сертификатов направляются в адрес Дирекции.

РЕКЛАМНЫЕ УСЛУГИ

Экспонент может воспользоваться следующими рекламными услугами в период проведения мероприятия:

размещение рекламного модуля в Официальном каталоге или путеводителе по выставке. Срок подачи рекламных материалов – 26 февраля 2010 г.;
размещение рекламы в выставочных павильонах и на территории выставочного комплекса

Параметры рекламно-информационных материалов и форматы предоставления материалов можно уточнить в Дирекции.

Стоимость размещения рекламы (А4, полноцвет) и логотипа (только одноцветный) в каталоге:

Логотип в каталоге – 42 евро, включая НДС 18%
Цветная страница А4 (210х297 мм) – 342 евро, включая НДС 18%

Дирекция оставляет за собой право на проведение всех видов фото- и видеосъемки на территории Выставки, включая экспозицию в целом, отдельные экспонаты, и использование отснятых материалов для рекламы своей выставочной деятельности в средствах массовой информации.

В рамках Форума ТЭК одновременно с выставками будут проходить тематические конференции и круглые столы. Вся необходимая информация о конгрессной части Форума ТЭК размещена на сайте Форума: www.forumtek.ru

Подвес флагов, баннеров и других рекламных элементов к потолочным конструкциям павильона осуществляется только персоналом уполномоченного оператора выставки. Места крепления согласовываются с Дирекцией по плану выставочной экспозиции заранее, но для наиболее удачного размещения необходимо присутствие представителя Экспонента непосредственно при начале подвесных работ.

Категорически запрещается подвешивать к осветительным приборам, проводам и кабелям в павильонах и на территории выставочного комплекса рекламу и другие посторонние предметы.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ

Стоимость дополнительного приглашения на Официальный прием – 118 евро на одну персону учётом НДС 18%

Погрузочно-разгрузочные работы и оформление таможенных документов (эксклюзивные права на эти работы на территории Ленэкспо)
ООО "ПАН-БАЛТСервис"
Контактное лицо: Галкин Андрей Алексеевич
тел.: (812) 3226038
факс: (812) 3226098
E-mail: galkin@pbs.spb.ru

УСЛОВИЯ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКАХ